How Can We Help?
Filmguide
Textguide
Inledning
Avista AI är ett optimeringsverktyg för planering. Det tar hänsyn till de förutsättningar som finns för lagda scheman, kundbeställningar, utförares avtalade arbetstider och preferenser, kontinuitet och arbetstidslagstiftning med mera.
Fördelar
En av de stora fördelarna med Avista AI är att använder och tar hänsyn tas till inrapporterad arbetstid, anmäld frånvaro och planerad ledighet. Detta möjliggör maximal flexibilitet för arbetsgivaren att planera bemanningen i förhållande till en växlande kundefterfråga.
Personalen upplever också att arbetspassfördelningen blir mer rättvis med Avista AI. Exempelvis ”alla skall ha i princip lika många helgpass”
Det går snabbt och enkelt att göra nya scheman vilka gör att bemanna blir en riktig rolig uppgift!
Hur fungerar det?
Avista AI använder matematiska algoritmer och erfarenheter från verksamheten när bemanningsplaner skapas. De data som används produceras dagligen i verksamheten, t.ex inrapporterad arbetstid, anmäld frånvaro och planerade semestrar.
Fokus på kunden. Avistas algoritmer använder även data från redan utförda leveranser så att kontinuiteten maximeras, dvs att kunden får så få unika medarbetare som möjligt.
Vad krävs av en planerare?
Planeraren får automatiskt data om personalen från Avista som bygger på överenskommelsen mellan företaget och medarbetaren avseende veckoarbetstid och tjänstgöringsgrad. Detta läggs in i samband när personalen blir användare av systemet. Avista prioriterar bemanningen efter principen, fyll heltidsanställda först, sedan deltidsanställa och sist timanställda. Timanställda räknas alla som har 0% i tjänstgöringsgrad.
Planeraren bestämmer även om schemats planeringshorisont, t.ex (2,3,4,5,6,8 veckor) med ett maximum om 16 veckor i enlighet med arbetstidslagen.
När ett schema är färdigt så kan det enkelt kommuniceras till personalen via vanliga utskrifter eller digitalt i användarens egna app.
Förutsättningar
Scheman
Scheman måste finnas upplagda.
Utförares arbetstid och avtal
Antal veckotimmar, andel av heltidsanställning för heltids- och deltidsanställda
Vilka arbetsdagar personen jobbar, t.ex Mån-Fre, eller bara helger (lördag-söndag)
Hur långt ett arbetspass får vara, t.ex min 6h och max 8h
Grundinställningarna sätts vid ett tillfälle. De kan förstås ändras om man vill simulera nya schemamodeller.
Kundernas beställningar, order
Kunder kontrakt och ordrar måste finnas upplagda
Inställningar
På fliken Inställningar görs grundläggande inställningar som sällan behöver göras om.
Prioritet mellan kategorier av utförare
Dra och släpp med hjälp av muspekaren om du vill ändra prioritetsordningen
Inställningar för arbetspass
Bestäm dig för om du skall planera efter kundefterfrågan som kommer från de beställningar (ordrar) som redan finns på kunderna eller om du skall efter givna och övenskomna arbetstider som redan är bestämda på skiftscheman (planering>skiftscheman)
Båda typerna har sina fördelar och nackdelar
Kundefterfrågan – Starttiden för dagens första leverans och sluttiden för dagens sista leverans. Har du en stabil efterfrågan med små variationer så kan du med fördel använda denna metod. Har du många eller oberäkneliga förändraringar i efterfrågan som t.ex i hemtjänsten, där kunder avlider eller åker in på sjukhus med kortvarsel? Då skall man inte planera med längre horisonter än ett par-tre veckor. Avista ai kompenserar för redan utförd tid då nya arbetspass skapas, vilket inträffar om dagen förkortas eller förlängs under innevarande period.
Överenskomna passtider – Arbetspass som i förväg är bestämt i skiftschemat, t.ex dagpass som börjar 7:30-16:00 och kvällspass som börjar 15:45- 22:00
Fördelen med detta sätt är att det blir enkelt att kommunicera till personalen vilka dagar de skall jobba och vilket pass under dagen (dag eller kväll).
Inställningar grundat på Lagstiftning
OBS! Glöm inte att uppdatera inställningarna efter ändringar
Arbetsflöde
Detta är vad du vanligen behöver göra för att optimera.
Steg 1 Optimering
Gå till fliken Optimera skift
Välj schema och schemarad som skall bemannas. Exkludera de schemarader som saknar arbetsordrar. Konsekvensen blir annars att personalen kommer till jobbet utan att ha några uppgifter att utföra. Det blir ekonomiskt ohållbart i längden.
Bestäm startdatum för ditt nya schema.
Bestäm om du skall skapa ett helt nytt schema utan hänsyn till kundkontinuitet eller redan utförd arbetstid. IAvista AI visas i kalendern när sextonveckorsperioden börjar och slutar för att du skall ges rätt planeringsförutsättningar enligt lagen.
Steg 2 Välj personal
Gå till fliken Utförare
Välj den personalgrupp som skall bemannas. Du kan välja en eller flera grupper eller individer. Du kan sortera genom att klicka på kolumnnamnen för att få en snabb överblick som passar dina önskemål
OBS! Glöm inte att bekräfta del valda rollerna och utförarna
Steg 3 Optimera och bemanna
Gå tillbaka till fliken Optimera skift
Klicka på knappen optimera. I dialogrutan som visas en beräkning om hur många timma som skall bemannas samt att du har tänkt rätt när det gäller antal personer som skall bemannas. Du ser även vilka som har planerad frånvaro. Har du för mycket personal så plocka bort alternativt lägg till fler medarbetare vid behov.
Bekräfta ditt val och vänta cirka en minut så har du ditt nya schema. Därefter kan du göra finjusteringar inom varje dag. Får du många ”gröna” dagar, så behöver du antingen utöka med fler personer; deltidare eller timanställda för att få ihop ditt schema.
När allt är till belåtenhet, så tryck på Spara, så flyttas schemat in i Daglig planering, dvs personalen visas på de rader som Avista AI har tilldelat dem.
Schemat publiceras nu i personalens mobila appar.