Serviceportalen – Beställningar eller Felanmälan

nov 2023

Den Beställning eller Felanmälan som beskrivs här görs på webben.

Felanmälan/Serviceanmälan kan även göras via mobila appen  Avista Polaris.

Se guiden Avista Polaris Serviceanmälan

På fliken Ny order

Klicka på ikonen för en Beställning

Exemplet nedan gälar beställning,

Användare med behörighet att göra beställningar ser sida med förvalda mallar som underlättar beställningarna.

Klicka på någon av de tillgängliga mallarna

Ett exempel.

Leveransdag: Välj dag

Sista dag för leverans: Välj dag

Kontrakt: Välj kontrakt, om inte bara ett är förvalt

Aktiviteter: Välj aktiviteter av de tillåtna för mallen

Leveransadress: Välj eller skapa ny Avistaplats för plats.

Namn på order: Ge en lämplig benämning på ordern.

Koppla bild/dokument: Lägg eventuellt till bild eller dokument som bilaga.

Beskriv ärendet: Ge en beskrivning av ärendet

Kontakter:

Ange namn på kontaktpersoner och kanal för avisering (epost eller SMS)

Spara

 

På fliken Orderlista

Här kan du se redan gjorda beställningar

Du kan få automatisk bredd på kolumner, välja tidsperiod för listan och söka fram  order aktuella den perioden.

Du kan också registrera åtgärd och exportera.

 

 

Olika åtgärder i Serviceportalen och status

Ordern är initialt ljusblå. Om den avslutas (utförs) blir den grön och får ett sltdatum.

Bekräftas ordern så får den en text som visar det i kolumnen Status attestering.

Längst ut  till höger på orde raden finns knappar för att Kopiera, Ändra och Ta bort order. Borttagna (Avbrutna) order får en rosa färg.

 

Ändring av order i Operations Center

Ändringar av en order kan göras i Operations center av arbetsledare/planerare.

Exempelvis kan koppling mot schemarad ändras..

 

———————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————

Kontrakt för kunden ska innehålla följande uppgifter

Kontrakt ska vara kopplad till kund med följande uppgifter ifyllda.

Fliken GRUNDINFORMATIUON

Aktivitetsgrupp: Serviceportal

De aktiviteter som ingår i gruppen ska vara kopplade till de roller som användarna av denna funktion har.

Schemarad: Serviceanmälan

Schema ska tillhöra organisation som kund och användare har behörighet till

Fliken LOKALREGISTER

Koppla de lokaler för kunden som ska vara tillgängliga att serviceanmälan på

Detta kan begränsas av användarnas enskilda behörigheter.

Fliken METOD

Inget valt

Administrera behörigheter på webben

Tjänster

Observera att Beställare vanligen inte ska ha tillgång till Möjlighet att ändra order, bara att avskuta den och skapa en ny.

Därtill

668  Admin mallar

 

Mallar för Serviceportal

Gå till Serviceportalen i menyn

Ny mall

Klicka på knappen Adminmallar längst upp till höger på sidan

Redigera mall

Klicka på knappen Hantera mallar längst ner till vänster på sidan

 

Skapa en mall för felrapporteringen

Generell information

Aktiviteterna ska vara kopplade till de roller som ska utföra serviceanmälan,.

Aktiviteterna ingår i Aktivitetsgruppen ( t ex Serviceportal) som är gemensam för kontrakten som ska kopplas till mallen

Koppla kontrakt

Koppla de kontrakt som pekar på de lokaler som är aktuella att felrapportera om

Förutsättningar för valbara kontrakt

Aktivitetsgrupp ska vara angivet i kontrakten för att de ska vara valbara i mallen med samma aktivitetsgrupp kopplad till sig

Schemarad för de order som skapas ska också anges i kontrakten,

Lokalregister ska vara kopplat till de lokaler som berörs av felanmälan, så att de kan väljas i den mobila appen

 

Tilldelning organisation

• Skapa aviseringsmall
• Tilldela organisation och aviseringsmall
• Välj mottagare

 

Spara

Aviseringsmall

ServiceAnmälan / Service request
Ärende: %WorkInstruction%
Avistaplats: %AvistaPlaceName%
Tillagd: %CreatedAt%
Rapportörs namn: %UserName%
Rapportörs telefon : %UserPhoneNumber%
Rappoortörs epost: %UserEmailAddress%
Foto: %Attachments%

Användarinloggningar

Användaren måste ha behörighet till Avista Polaris och Se4rvideanmälan

För att en användare ska kunna rapportera enligt ovan, måste denne tillhöra rätt organisation och ha rätt roll.,

och eventuellt ha begränsningar i sin behörighet att rapportera på Kund eller Avistaplatser inom organisationen.

Organisationen måste ange omfattningen av behörigheten såsom ett område eller grupp av objek eller dylikt.

Rollen måste innefatta rapportering i mobilen med appen Avista polaris, och tjänsten Serviceanmälan

Objekt som Kund eller Avistaplats  kan vara lämpligt för ytterligare begränsning

 

Aviseringar

Mottagare väljs bland dynamiska och statiska mottagare som vanligt.

de måste ha epostadress definierad.

Aviseringarna kopplas till mallen i Se4rvidceportalen.

 

Se guiden Användarbehörigheter och begränsningar av dem